Email di lavoro: 8 errori capitali

Le email di lavoro sono uno strumento di comunicazione fondamentale oggigiorno che va usato nella maniera più corretta. Vediamo dunque quali sono gli errori da non commettere assolutamente, se non vogliamo compromettere i rapporti con colleghi, clienti o possibili datori di lavoro.

Scrivere email di lavoro è diventata un’arte sempre più importante per un sacco di professioni. Secondo un recente studio effettuato quest’anno, una persona riceve in media circa 77 email di lavoro al giorno. Un numero impressionante che fa riflettere sulla portata delle comunicazioni via Internet nei mestieri di oggi. Cerchiamo allora di capire quali sono gli 8 errori capitali per quanto riguarda la scrittura delle email che vanno evitati.

Per prima cosa, non bisogna inserire come oggetto della email una frase vaga; bisogna infatti saper creare un soggetto dettagliato, che indirizzi subito l’attenzione del lettore nella giusta direzione. Un altro errore in cui non bisogna incorrere è quello delle forme verbali troppo abbreviate o eccessivamente colloquiali. Meglio evitare dunque slang giovanili e sigle che potrebbero non essere immediatamente comprensibili dal nostro interlocutore e che possono farci sembrare poco professionali. Il linguaggio da SMS è meglio se lo riserviamo solo agli amici.

Un’altra cosa che vi consigliamo di evitare è l’utilizzo di font di testo bizzarri o colorati; cercate anche in questo caso di mantenervi il più possibile professionali e di usare un classico font nero, riservando i vostri slanci creativi ad altri ambiti. Se poi inserite un file allegato, è sempre meglio specificarlo nel testo dell’email. È infatti considerata una forma di maleducazione mandare un allegato senza indicare di cosa si tratta; difficilmente inoltre vengono aperti file di cui non è conosciuto il contenuto.

Fate attenzione inoltre quando replicate a tutti; se il destinatario di un’email è più di una persona, oppure se vi sono altri nomi che leggono in copia Cc, controllate di rispondere effettivamente solo alle persone con cui volete comunicare. Evitare di rispondere a chi non è più interessato nella discussione è una forma di cortesia che può far risparmiare tempo.

Attenzione quindi a come concludete una mail. La forma: “Grazie in anticipo” è considerata troppo informale, meglio allora scrivere qualcosa come: “Spero di sentirvi presto”, oppure, nel caso di una domanda di lavoro: “Grazie per il tempo che mi avete dedicato”. Evitate poi di essere troppo prolissi: meglio andare dritti al punto, considerando come le email siano uno strumento di fruizione immediato e veloce. Un ultimo consiglio fondamentale è poi quello di evitare grossolani errori grammaticali; rileggete sempre il vostro testo una o anche più volte prima di premere il tasto “invia”.

Fonte: CareerBliss